Sapling CRM Umstiegs-Leitfaden

URL: https://sapling.isb-solutions.de

1. Erste Schritte

1.1 Interaktive Tutorials

Bei dem ersten Aufruf wirst du durch eine Reihe von Tutorials geleitet, die dir den allgemeinen Umgang mit dem CRM näher bringen sollen. Aufgeteilt sind diese interaktiven Tutorials in verschiedene Bereiche, die automatisch starten wenn diese aufgerufen werden, unter anderem:

  • Anmeldung
  • Oberflächen-Navigation
  • Dashboard & KPI
  • Tabellen und Datensätze (z.B. Unternehmen, Personen, etc.)
  • Ticket-Übersicht
  • Kalender

Solltest du aus versehen ein Tutorial übersprungen haben, oder möchtest es zur Auffrischung wiederholen, dann kannst du es durch die Suche (Oben rechts in der Navigation oder STRG+K) zurücksetzen. Der Suchbegriff „tutorial“ reicht hier aus.

1.2 Wissensartikel

Über die Tutorials hinaus, kann man sich zu jedem Bereich die dazugehörigen Wissensartikel anschauen, das geschieht durch das Klicken auf das „?“ Icon in der oberen Navigation. Das System erkennt wo man sich aktuell befindet und gibt passend dazu den Wissensartikel aus, alternativ kann man die linke Suche für spezifische Artikel verwenden.

2. Wie kommuniziere ich Wunsch-Änderungen oder Fehler?

2.1 Beim direktem Auftreten von Fehlern

Treten Fehler auf, dann kannst du diese direkt durch das Klicken auf „Fehler melden“ senden.

Zusätzlich tauchen diese noch Mal als Benachrichtigung in der Meldungszentrale, auf der rechten Seite der Navigation auf:

2.2 Manuell einen Fehler (bzw. Wunsch-Feature) anhand „Bug-Tracker“ einstellen

Beim Klicken auf dein Konto-Menü in der oberen rechten Ecke, findest du direkt unter „Konto“ den Bug-Tracker.

In der Maske wählt man auch aus, ob es sich um einen Fehler oder Wunsch-Feature handelt:

Das wird als Issue in GitHub eingetragen, eine Ticketanlage zu Fehlern wie es bisher bei iXIS der Fall war, fällt hiermit weg.

2.3 Microsoft Teams Kanal für zusätzliches Feedback:

Du findet in Teams den Kanal „XYZ“, dieser wird temporär für ein paar Monate zum Austausch verwendet. Ziel ist es hier Unklarheiten und gemeinsame Fragen/Antworten und anderes Feedback zu sammeln und beantworten. Für direkte Fehler verwendet den oben genannten Bug-Tracker.

3. Umstellungsphase von iXIS zum neuen CRM

Folgender Ablauf ist für den Umstieg nach Abschluss der Schulungen vorgesehen:

1. Livegang zum 31.08

Der Support-Eingang für das CRM wird zum 31.08. aktiviert, dieser Termin dient auch als Livegang, ab dem du mit dem CRM offiziell arbeiten sollst.

Es gilt die Devise: Alte Sachen in iXIS abarbeiten, neues im CRM.

Was passiert mit bestehenden iXIS-Tickets?
Bisherige Tickets werden in iXIS abgearbeitet, wir überführen keine alten Tickets in das neue System. Ausnahmen bestehen dann, wenn bereits klar ist, dass ein bestehendes Ticket sicherlich noch eine Monate nicht geschlossen werden kann. In dem Fall muss das dann im neuen CRM angelegt werden. Wir verwenden einen neuen Nummernkreis, daher muss das berücksichtigt werden bei der Kommunikation zum Kunden.

Wie verhält es sich mit bestehenden Kalender-Terminen?
Bestehende Termine werden nicht aus iXIS importiert, jedoch lassen sich alle bestehenden von Outlook jederzeit für einen ausgewählten Zeitraum importieren:

Serientermine aus Outlook werden als einzelne Termine für den Zeitraum importiert und müssen nachträglich als Serientermine im CRM bearbeitet werden. Daher für alle neuen Serientermine das CRM als Basis nehmen.

Anlage von neuen Datensätzen:
Ab dem Livegang sollen keine neue Daten (Adressen, Kontakte, etc.) mehr im iXIS angelegt werden, stattdessen wird das CRM die neue zentrale Plattform.

2. iXIS im Lesemodus zum XX.XX

Wir schalten iXIS nicht grob ab, sondern lassen das System noch zum sanften Umstieg bis zu dem Termin bearbeitbar. Bis dahin solltest du dich schon ordentlich im neuen CRM eingearbeitet haben, so dass du im besten Fall nicht Mal mitbekommst, dass iXIS nur noch im Lesemodus ist. Stelle sicher, dass du bis dahin alles von iXIS übernommen hast, was du sonst noch offen hattest (wie z.B. die oben genannten langläufigen Tickets).

    Das neue CRM ist zwar als Anforderung ins Leben gerufen iXIS soweit abbilden zu können, ist aber jetzt schon weit darüber hinaus gewachsen. Der Umstieg wird einiges an Gewöhnung brauchen, soll aber langfristig die bestehenden Prozesse deutlich optimieren.

    Nutze für direktes Feedback oder Fragen den bereitgestellten Microsoft Teams Kanal, oder direkt den oben genannten Bug-Tracker für Fehler und gewünschte Änderungen.