Sapling CRM Umstiegs-Leitfaden

1. Erste Schritte

1.1 Erste Anmeldung

Du kannst dich über das Microsoft Azure-Konto anmelden, dafür reicht der Klick auf den Button:

1.2 Interaktive Tutorials

Bei dem ersten Aufruf wirst du durch eine Reihe von Tutorials geleitet, die dir den allgemeinen Umgang mit dem CRM näher bringen sollen. Aufgeteilt sind diese interaktiven Tutorials in verschiedene Bereiche, die automatisch starten wenn diese aufgerufen werden, unter anderem:

Anmeldung
Oberflächen-Navigation
Dashboard & KPI
Tabellen und Datensätze (z.B. Unternehmen, Personen, etc.)
Ticket-Übersicht
Kalender

Solltest du aus versehen ein Tutorial übersprungen haben, oder möchtest es zur Auffrischung wiederholen, dann kannst du es durch die Suche (Oben rechts in der Navigation oder STRG+K) zurücksetzen. Der Suchbegriff „tutorial“ reicht hier aus.

1.3 Wissensartikel

Über die Tutorials hinaus, kann man sich zu jedem Bereich die dazugehörigen Wissensartikel anschauen, das geschieht durch das Klicken auf das „?“ Icon in der oberen Navigation. Das System erkennt wo man sich aktuell befindet und gibt passend dazu den Wissensartikel aus, alternativ kann man die linke Suche für spezifische Artikel verwenden.

2. Wie kommuniziere ich Wunsch-Änderungen oder Fehler?

2.1 Beim direktem Auftreten von Fehlern

Treten Fehler auf, dann kannst du diese direkt durch das Klicken auf „Fehler melden“ senden.

Zusätzlich tauchen diese noch Mal als Benachrichtigung in der Meldungszentrale, auf der rechten Seite der Navigation auf:

2.2 Manuell einen Fehler (bzw. Wunsch-Feature) anhand „Bug-Tracker“ einstellen

Beim Klicken auf dein Konto-Menü in der oberen rechten Ecke, findest du direkt unter „Konto“ den Bug-Tracker.

In der Maske wählt man auch aus, ob es sich um einen Fehler oder Wunsch-Feature handelt:

Das wird als Issue in GitHub eingetragen, eine Ticketanlage zu Fehlern wie es bisher bei iXIS der Fall war, fällt hiermit weg.

2.3 Microsoft Teams Kanal für zusätzliches Feedback:

Du findet in Teams den Kanal [Link folgt noch], dieser wird zum Austausch verwendet. Ziel ist es hier Unklarheiten und gemeinsame Fragen/Antworten und anderes Feedback zu sammeln und beantworten. Für direkte Fehler verwendet den oben genannten Bug-Tracker.

3. Umstellungsphase von iXIS zum neuen CRM

Folgender Ablauf ist für den Umstieg nach Abschluss der Schulungen vorgesehen:

3.1 Livegang zum 31.08

Der Support-Eingang für das CRM wird zum 31.08. aktiviert, dieser Termin dient auch als Livegang, ab dem du mit dem CRM offiziell arbeiten sollst.

iXIS Support-Eingang wird ab dann eingeschränkt, nur Antworten mit iXIS-Ticketnummern landen noch bei iXIS, neue Tickets nicht mehr.

Es gilt die Devise: Alte Sachen in iXIS abarbeiten, neues im CRM.

3.2 Häufige Fragen zur Umstellungsphase

Was passiert mit bestehenden iXIS-Tickets?
Bisherige Tickets werden in iXIS abgearbeitet, wir überführen keine alten Tickets in das neue System. Die Kommunikation zum Kunden kann wie gewohnt in iXIS ausgeführt werden, ohne das es im Sapling auftaucht.

Ausnahmen bestehen dann, wenn bereits klar ist, dass ein bestehendes Ticket sicherlich noch eine Monate nicht geschlossen werden kann. In dem Fall muss das dann im neuen CRM angelegt werden. Wir verwenden einen neuen Nummernkreis, daher muss das berücksichtigt werden bei der Kommunikation zum Kunden, der alte iXIS Nummernkreis wird von Sapling ignoriert.

Mögliche Szenarien die bei der Umstellungsphase auftreten können:

Altes Ticket in iXIS, du möchtest ein Termin zu dem Ticket erstellen:
Der Termin wird in Sapling erstellt, auch wenn es dadurch keine sichtbare Aktivität in iXIS gibt, nehme im Termin die iXIS-Ticketnummer als Verweis mit auf. Auch wenn dieser Schritt Ticket-Aktivtäten dadurch in zwei unterschiedliche Systeme aufteilt, so ist das nur temporär bis alte Tickets abgearbeitet sind.
Kunde/Partner hat auf ein bestehendes iXIS-Ticket ohne Ticketnummer geantwortet:
In diesem speziellen Fall wird es nur in Sapling als neues Ticket erkannt und angelegt, da der Support-Eingang in iXIS soweit eingeschränkt wird, dass nur Antworten zu bestehenden Tickets angenommen werden. Hier müsstest du die Antwort aus Sapling nehmen und manuell dem alten Ticket von iXIS hinzufügen, sofern relevant.

Was passiert mit Aufgaben in iXIS?
Es gibt keine Aufgaben der Art in Sapling, daher musst du die in iXIS abschließen oder alternativ nun als Termin in Sapling eintragen.

Wie verhält es sich mit bestehenden Kalender-Terminen?
Bestehende Termine werden nicht aus iXIS importiert, jedoch lassen sich alle bestehenden von Outlook jederzeit für einen ausgewählten Zeitraum importieren:

Anlage von neuen Datensätzen:
Ab dem Livegang sollen keine neue Daten (Adressen, Kontakte, etc.) mehr im iXIS angelegt werden, stattdessen wird das CRM die neue zentrale Plattform.

Was ist mit den iXIS Verkaufschancen?
Zwar hat Sapling schon einen Verkaufschancen-Bereich, jedoch wird der anfänglich noch nicht genutzt. Es wurde daher beschlossen dass es übergangsweise als Termin in Sapling gesetzt werden soll, mit Referenz zur Verkaufschance in iXIS. In Zukunft wird das weiter ausgebaut.

3.3 iXIS nachträglich im Lesemodus

Wir schalten iXIS nicht grob ab, sondern lassen das System zum sanften Umstieg für einige Monate bearbeitbar, ein genauer Termin erfolgt noch. Bis dahin solltest du dich schon ordentlich im neuen CRM eingearbeitet haben, so dass du im besten Fall nicht Mal mitbekommst, dass iXIS nur noch im Lesemodus ist. Stelle sicher, dass du bis dahin alles von iXIS übernommen hast, was du sonst noch offen hattest (wie z.B. die oben genannten langläufigen Tickets).

Das neue CRM ist zwar als Anforderung ins Leben gerufen iXIS soweit abbilden zu können, ist aber jetzt schon weit darüber hinaus gewachsen. Der Umstieg wird einiges an Gewöhnung brauchen, soll aber langfristig die bestehenden Prozesse deutlich optimieren.

Nutze für direktes Feedback oder Fragen den bereitgestellten Microsoft Teams Kanal, oder direkt den oben genannten Bug-Tracker für Fehler und gewünschte Änderungen.