XRechnung

Immer mehr Geschäftspartner verlangen von ihren Lieferanten und Dienstleistern, gestellte Rechnungen auf elektronischem Wege zu erhalten. Es liegen gute Gründe vor eine elektronische Rechnungserstellung einzuführen: Minimierung der Kosten, z.B. für Porto, Papier, Druckertinte/-toner und Ordner. Eine schnellere Zustellung der Rechnung an den Kunden, damit auch schnellere Begleichung und Liquiditäts- und Kostenvorteile. Gerade bei der aktuell geführten Debatte des Klimawandels verpflichten sich viele Unternehmen dazu, die Umwelt zu schonen und ihre CO2 Bilanz zu verbessern.

Für die Übertragung von E-Rechnungen stehen verschiedene Formate zur Verfügung. Die Sage 100 unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate unterscheiden sich von ihrem Aufbau. Gleich ist ihnen jedoch, dass Sie die Rechnungsinformationen nicht nur als reinen Text, sondern auch in strukturierter, maschinenlesbarer Form enthalten. Diese können dann durch den Empfänger wieder ausgelesen und z.B. in einem Rechnungseingangsprozess automatisch weiterverarbeitet werden.

XRechnungen werden derzeit vor allem bei Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden genutzt. Ab einem Rechnungsbetrag von 1.000,00 € werden seit dem 27.11.2020 Belege nur noch in Form einer XRechnungen akzeptiert.

In der Praxis haben wir bereits ZUGFeRD und nun aktiv das neuere Format der XRechnung für unsere Kunden im öffentlichen Bereich genutzt. Für Letztere ist die Registrierung bei der Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) erforderlich.

Mit dieser Anmeldung sowie der LEI kann der Status der eingereichten Rechnungen bei der Behörde eingesehen werden.

Zwischen Unternehmen hat sich das Format ZUGFeRD etabliert. Darüber wird die Rechnung als PDF-Datei an den Kunden z.B. per E-Mail versendet. In der PDF-Datei ist zusätzlich noch eine XML-Datei eingebettet.

Die Archivierung der E-Rechnung ist durch die digitale Zustellung wesentlich einfacher, muss jedoch auch den gesetzlichen Anforderungen genügen. Genau wie bei klassischen Papierrechnungen, gibt hierbei die GoBD den rechtlichen Rahmen vor. Zur Umsetzung empfiehlt sich hierbei der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems (DMS), da dies viele der Anforderungen bereits automatisch erfüllt.

Elektronische Rechnungen, zu denen auch per E-Mail verschickte Rechnungen zählen, sind rechtlich gültig, auch ohne digitale Signatur. Eine elektronische Rechnung gilt als zugestellt, wenn der Empfänger die Möglichkeit hat, von der E-Mail Kenntnis zu nehmen. Da eine E-Mail bei ungehindertem Ablauf innerhalb eines Tages zugeht, sind i.d.R. Absendetag und Empfangstag identisch, spätestens am Folgetag ist der Zugang erfolgt.

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