Die besten digitalen HR-Lösungen für KMUs im Vergleich – Welche Software passt zu Ihrem Unternehmen? 

Jede Veränderung innerhalb kleiner und mittlerer Unternehmen wirkt sich auf die Anforderungen an das Personalmanagement aus. Bilden Sie Ihre Prozesse digital ab, lassen sich diese nicht nur zentral verwalten und steuern, sondern auch skalieren. 

Bei der Wahl einer HR-Lösung ist neben dem Budget auch auf den gesamtheitlichen Nutzen zu achten. Mit der richtigen Software lassen sich Unternehmenssysteme ineinander integrieren, wodurch ein schlanker Prozess sichergestellt wird. Das wiederum schafft freie Ressourcen und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Ergo: Eine HR-Software bietet Mehrwerte. Für das Personalwesen. Für die Führungsebene. Für jeden einzelnen im Unternehmen.

Ich stelle Ihnen hier die unterschiedlichen HR-Softwarelösungen vor und zeige Ihnen, was Sie bei der Wahl einer HR-Software für Ihr KMU beachten müssen. 

1. Was sind HR-Tools?

HR-Tools, auch bekannt als HR-Software oder Personalmanagement-Software, repräsentieren digitale Lösungen, die kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützen, ihre administrativen Prozesse und Aufgaben im Bereich des Personalmanagements zu digitalisieren, zu vereinfachen und zu optimieren.

Kurz gesagt ermöglicht HR-Software Personalverantwortlichen, sämtliche (personenbezogenen) Daten innerhalb ihres Unternehmens an einem zentralen Ort zu erfassen, zu verwalten, zu bearbeiten und zu analysieren.

2. Warum HR-Softwares für KMUs unverzichtbar sind

In der Sage-Studie „HR im Wandel“ sind sich 59 Prozent der Befragten einig: Es wird immer wichtiger, Kosten sowie den Faktor Produktivität bereichsübergreifend zu managen. Für Personalentscheidungen bedeutet dies: Sie haben direkten Einfluss auf das Betriebsergebnis. 

Gleichzeitig nehmen wir den Trend wahr, dass Unternehmen die Personalarbeit nicht mehr nur als reine Ressourcensteuerung verstehen. Vielmehr stehen der Mensch und dessen individuellen Bedürfnisse im Fokus – ein wichtiger Wandel, um im “War for Talents” Menschen für das eigene Unternehmen zu begeistern und an dieses zu binden. Hierfür ist Kommunikation ein Schlüsselfaktor.

Warum das bei der Wahl einer HR-Software zu berücksichtigen ist? Weil sie die Kommunikation zwischen Entscheidungsträgern, Personalern und Mitarbeitern verbessert und das auf allen Ebenen: digital, direkt vor Ort, hybrid oder komplett remote. 

Hierfür bedarf es einer hohen Flexibilität – sowohl in den internen Strukturen als auch innerhalb der Software selbst. Genau hier setzt eine HR-Software an: Sie bündelt konkrete Funktionen unter einem Dach und das in sicheren und adaptiven Strukturen: 

So reagieren Sie nicht nur auf betriebsinterne Anforderungen schnell, sondern auch auf gesetzliche Änderungen oder neue Datenschutzbestimmungen. 

3. Die größten Unterschiede von HR-Softwares für KMUs in Kürze zusammengefasst

HR-Softwares unterscheiden sich neben der Funktionalität auch in ihrer Art. So gibt es All-in-One-Lösungen, die Personalprozesse vollständig und in einem System abbilden. 

Sie verfügen über so umfangreiche Funktionen, dass sie sowohl die Candidate Journey als auch die Employer Experience vollständig begleiten. Chancen und Vorteile ergeben sich hier aus der ganzheitlichen Steuerung von Prozessen.

3.1 All-In-One-Lösungen…

• bilden alle Aufgabenbereiche des Personalwesens und darüber hinaus ab.
• sind nach Einarbeitung mit einem geringen administrativen Aufwand verbunden.
• lassen sich häufig modular erweitern oder im Funktionsumfang reduzieren.
• passen sich Ihren Anforderungen an, auch wenn Sie wachsen.

Dem gegenüber stehen Best-of-breed-Softwares, die sich einem bestimmten Aufgabenbereich des Personalwesens widmen.

3.2 Best-of-breed-Lösungen…

• fokussieren sich auf ein Aufgabengebiet des Personalwesens (zum Beispiel Bewerber- oder Zeitmanagement).
• zeichnen sich durch eine große Funktionstiefe für einen Bereich aus.
• geben viel Spielraum für Individualisierung

Beide Welten vereinen hybride Lösungen, die für kleine Unternehmen häufig die erste Wahl sind.

3.3 Hybride Software-Lösungen…

• verfügen häufig über eine größere Funktionsbreite als Best-of-breed-Lösungen, binden dafür aber Lösungen anderer Hersteller ein.
• sind meist per Knopfdruck verfügbar. 
• geben viele Prozesse Out-of-the-Box vor.
• können für kleine Unternehmen von Vorteil sein, bei komplexeren Anforderungen reichen vordefinierte Prozesse meist nicht mehr aus.

Schnellüberblick:

	All-In-One	Best-of-breed	Hybrid
Preise	Hohes Preissegment	Mittleres Preissegment	Günstiges Preissegment
Funktionsvielfalt	Hoch	Mittel	Hoch
Funktionstiefe	Mittel	Hoch	Mittel
Skalierbarkeit	Hoch	Mittel	Hoch
Automatisierungsgrad	Hoch	Mittel	Mittel
Supportlevel	Zentraler Ansprechpartner	Mehrere Ansprechpartner	Mehrere Ansprechpartner
Prozess-Zentralisierung	Hoch	Niedrig	Mittel
Schnittstellen-Notwendigkeit	Niedrig	Hoch	Mittel

4. All-In-One-Software – Einheitliche Oberfläche, zentrale Daten

Einheitliche Systeme, ein Ansprechpartner und konsistente Prozesse: All-in-One-Lösungen vereinfachen Prozesse enorm und minimieren den Arbeitsaufwand in HR-Abteilungen aufgrund von Automatisierungen oder Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter signifikant. 

Der größte Vorteil einer All-in-Software-Lösung ist wohl der, dass alle Prozessschritte über eine einzige Plattform abgebildet werden. Das macht es KMUs leicht, ein einheitliches System zu kreieren, in dem sie standardisiert Aufgaben umsetzen und automatisieren. 

Nicht nur für Personalleiter, sondern vor allem für Mitarbeiter und Vorgesetzte ist dies ein enormer Vorteil. Denn ihr Zeitaufwand wird bei Pflichtaufgaben ebenfalls deutlich reduziert. Sie nutzen nur noch ein Tool, um Urlaubsanträge einzureichen, Arbeitszeiten zu erfassen oder Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Das bedeutet, kein unnötiges Klicken, keine Einarbeitung in verschiedene Tools und vor allem eine zentrale Datenablage.

Modulare Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst

All-in-One-Software-Lösungen sind meist modular aufgebaut. Mit Modulen, wie Personal-, Zeit- und Bewerbermanagement oder der Personalabrechnung, können in der Theorie alle im Personalwesen anfallenden Aufgaben über eine Oberfläche abgebildet werden.

In der Praxis hat der modulare Aufbau noch einen ganz anderen Vorteil: Als Personalleiter können Sie entscheiden, welche Module Sie zum aktuellen Zeitpunkt benötigen und welche Sie zu einem späteren Zeitpunkt implementieren möchten. 

Das bedeutet auch: Wachsen Ihre Anforderungen oder Ihr Unternehmen, wächst die Software mit. Sie passt sich Ihren Bedürfnissen an und nicht umgekehrt.

Kleine Schwächen macht Ihr Partner wett

Bei all den Vorteilen haben All-in-Lösungen allerdings auch Schwächen. Allen voran die Funktionstiefe. Im Vergleich zu Best-of-Breed-Lösungen bietet eine All-in-One-Software in Summe zwar mehr Funktionen. Das gilt allerdings nicht für einzelne Module. 

Beim Zeitmanagement zum Beispiel bilden All-in-One-Lösungen die wichtigsten Funktionen ab, bei speziellen Anforderungen stoßen sie an Ihre Grenzen. Hier kann Ihr Implementierungspartner aushelfen und spezifische Funktionen direkt für Sie entwickeln.

Namhafte Lösungen für KMU 

Es gibt einige Anbieter, die sich im Laufe der Zeit einen Namen gemacht haben. Aber nicht alle haben sich auf die Anforderungen von KMU spezialisiert. 

Bekannte Anbieter für KMUs sind zum Beispiel Sage, SP_Data und eGecko. Bei mittelständischen und großen Unternehmen ist P&I geläufig.  

Als Experte mit über 20 Jahren Erfahrung setzen wir auf Software-Lösungen von Sage. Sage offeriert auf kleine und mittelständische Unternehmen zugeschnittene Lösungen. Neben der HR-Suite erstreckt sich das Portfolio ebenfalls auf eine ERP-Lösung und CRM-Software. 

Warum wir als Ihr Implementierungspartner auf die All-in-One-Software von Sage setzen und welche Vorteile sie bietet, erkläre ich Ihnen weiter unten in diesem Artikel.

Das Wichtigste über All-in-One-Lösungen in Kürze: 

Bei einer All-in-One-Lösung…

• sind alle Daten zentralisiert und konsistent in Systemen verfügbar.
• erhalten HR-Teams und Mitarbeiter eine intuitive und benutzerfreundliche Software für die Zusammenarbeit.
• handeln Sie, dank zentraler Systeme, rechtssicher und DSGVO-konform.
• sparen Sie gegenüber Einzellösungen langfristig Kosten ein. 
• erfolgt die HR-Arbeit durch automatisierte Prozesse schneller und effizienter.
• werden keine Schnittstellen benötigt.
• können Sie bei Bedarf auch weitere Lösungen, wie ein ERP-System vom gleichen Anbieter implementieren lassen und von den vorhandenen Schnittstellen profitieren.

5. Best of breed-Lösungen – der Spezialist unter den Softwares

Die größte Spezialisierung erhalten KMUs bei der Wahl einer Best-of-breed-Software. Sie ist auf Teilbereiche wie das Bewerbermanagement, Zeitmanagement oder Schulungen/Weiterbildungen ausgerichtet. 

Statt auf eine gesamtheitliche Lösung zu setzen, können Unternehmen mit einer Einzellösung also einen bestimmten HR-Bereich digitalisieren. 

Der Vorteil: Eine große Funktionstiefe, die genau auf notwendige Arbeitsschritte und Bedürfnisse angepasst ist. 

Ein Beispiel: Softwarelösungen, die auf Mitarbeitergespräche und -Beurteilungen spezialisiert sind, bieten neben Standardfunktionen auch 360° Feedbacks und bilden andere komplexe Prozesse innerhalb der Abwicklung ab. 

Das heißt: Sowohl die Anbieter selbst als auch die Softwares bieten in diesem Zuge einen hohen Grad an fachlicher Expertise. 

Für KMUs besonders relevant: Best-of-breed-Softwares lassen sich stark individualisieren. Aber: Je höher der Grad an Individualisierung, desto höher werden jedoch die zu erwartenden Kosten für Einführung und Lizenzen.  

Ein weiterer, entscheidender Nachteil: Auch, wenn Sie zum heutigen Zeitpunkt nur eine Einzellösung benötigen, heißt es nicht, dass Sie in Zukunft nicht noch weitere Bereiche digitalisieren möchten. 

Genau hier wird es kritisch. Entweder muss eine weitere Einzellösung für den jeweiligen Bereich her. Das heißt eine weitere Oberfläche, erneute Einarbeitung, mehr Verwaltungsaufwand und kein Überblick.

Oder Sie entscheiden sich erst jetzt für eine All-in-One-Lösung, mit der Sie den neuen, aber auch viele weitere Bereiche digitalisieren können. Dann war die Implementierung der Einzellösung allerdings eine kostspielige Übergangslösung. 

Bekannte Anbieter im Bereich Best-of-Breed sind zum Beispiel ATOSS für die Zeitwirtschaft, perbit für das Personalmanagement und BITE im Bereich Bewerbermanagement. 

Ganz gleich, welche Lösung sie favorisieren. Wichtig ist, gute Beratung, von einem Partner, dem Sie vertrauen können und der ihre Bedürfnisse versteht. 

Gute Beratung bekommen Sie bei mir. Buchen Sie sich einen Termin in meinem Kalender und wir prüfen gemeinsam, welche Lösung die richtige für Sie ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

Best-of-Breed-Lösungen…

• überzeugen mit ihrer Funktionstiefe innerhalb eines Teilbereiches der HR.
• stehen für eine hohe Fachkompetenz im jeweiligen Teilbereich, die sich auch in der Software widerspiegeln.
• ermöglichen eine schnelle Anpassung der Software an rechtliche Änderungen,  Markttrends und technologische Innovationen.
• sind in der Regel mit Drittanbieter-Tools kompatibel. 
• lassen sich im spezifischen Anwendungsgebiet auf individuelle Geschäftsanforderungen anpassen.

6. Hybride Lösungen perfekt für den Start

Hybrid Softwares sind in der Regel per Knopfdruck erhältlich und günstig. Das macht sie gerade für kleine Unternehmen und Startups attraktiv. 

Prominentestes Beispiel hier ist Personio. Personio kombiniert mehrere Funktionen der HR innerhalb einer Plattform und ist als Abo-Modell sofort einsatzbereit.

Der Nachteil: Ohne erfahrenen Implementierungspartner laufen Sie Gefahr, dass Prozesse nicht optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind und damit nicht oder nur wenig effizienter werden.

Dafür bieten Hybrid-Softwares viel Spielraum beim Hinzubuchen oder Entfernen von Softwaremodulen. Das ist gerade für Startups ein Vorteil, da sie flexibel auf Veränderungen reagieren können und Workflows häufig bereits vom Tool vorgegeben werden. 

Aber auch für kleine Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiteranzahl ist eine solche Software für den Beginn häufig ausreichend und gleichzeitig kostengünstig.

Eine Lösung mit Grenzen

Sobald die Anforderungen individueller werden, stoßen Hybrid-Lösungen oft an Grenzen. Viele externe Anbieter müssen integriert werden, um eine abgestimmte Komplettlösung zu erhalten. Hinzu kommt, dass der Aufwand für die Software-Einführung gerade bei mittleren Unternehmen sehr groß sein kann.

Ohne Erfahrung bei der Prozessdigitalisierung, werden die Abläufe nie so effizient, wie man sie sich eigentlich wünscht. Das funktioniert unserer Meinung nach nur mit guter Beratung und einer guten Software. 

7. Warum wir als ISB auf die Software von Sage setzen

Ich habe oben bereits erwähnt, dass sich die Lösungen von Sage für KMU seit 40 Jahren am Markt etabliert haben. Neben der Kompatibilität und den verschiedenen HR-Modulen spielt für uns vor allem die Flexibilität, die Sage bietet, eine große Rolle. 

Wir legen viel Wert darauf, unsere Kunden bestmöglich zu betreuen. Und dabei denken wir heute schon an morgen. Auch, wenn Ihr Unternehmen wächst, unerwartete Herausforderungen auftreten oder Sie einfach nur ein weiteres Modul benötigen: Mit Sage planen wir Ihr Projekt so, dass die Software auch dann noch optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. 

Zahlreiche Schnittstellen, gepaart mit unserer Expertise, ermöglichen es außerdem, bereits vorhandene Systeme mit Sage zu verbinden. So werden alle Daten integriert, für noch mehr Transparenz. 

Aber Vorsicht: Nach mehr als 20 Jahren Erfahrung weiß ich, dass eine gute Software nicht ausreicht, um Prozesse wirklich zu verbessern und Ihr Unternehmen effizienter zu machen. 

Es ist das Zusammenspiel aus einem erfahrenen Partner, der Sie prozessseitig berät, und einer guten Software-Lösung. Ganz nach dem Motto “Wenn Sie einen schlechten Prozess digitalisieren, haben Sie einen schlechten digitalen Prozess.”. 

Noch ein kleiner Tipp: Die digitale Personalakte von d.velop als Strategiepartner von Sage bringt noch mehr Klarheit in das Personalmanagement. Die größten Potenziale: noch mehr Überblick, rechtsgesteuerter – und standortübergreifender Zugriff sowie die eingehaltene Aufbewahrungsfristen.

Mit über 400 Kunden und 360° Dienstleistung für die Optimierung Ihrer Prozesse, sind wir Sage Platinum und Top 15 Partner in 2022.

Welche Vorteile bietet die HR-Lösung von Sage? 

Die HR-Suite von Sage bringt alle Prozesse unter einen Hut. Von der Personalplanung, über Abrechnungen, Personalentwicklung, Bewerbermanagement bis hin zur Zeitwirtschaft. Dabei ist die Software einfach und intuitiv zu bedienen. Je nach Bedarf können Sie aus den Modulen wählen und sie flexibel hinzufügen. Für Sie ändert sich dabei nichts. Sie arbeiten weiterhin über die gleiche Oberfläche und müssen sich nicht lange daran gewöhnen. 

Digitale Zusammenarbeit fördert das Mitarbeiterportal von Sage als Self-Service-Plattform. So wird die HR nicht nur entlastet, indem sie auf Knopfdruck Gehaltsabrechnungen zustellen, Fortbildungen planen oder den Talentpool pflegen kann: Auch Mitarbeiter können eigenständig personenbezogene Daten verwalten, Urlaubsanträge stellen, ihre Arbeitszeiten dokumentieren, Krankmeldungen einreichen und vieles mehr. 

Und Führungskräfte: Sie haben stets den Überblick über Arbeits- und Krankheitszeiten und können Anträge bequem in der Software genehmigen. So entfallen auch Routineaufgaben wie Reportings für die HR.

Noch mehr Rückenwind dank Outsourcing

Entlastung klingt gut? Dann können Sie auch von den Outsourcing-Leistungen der ISB profitieren. Auch wir als Implementierungspartner wissen, dass mit steigendem Wachstum die Anforderungen an die Personalarbeit steigen. Umso wichtiger ist es, sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Sie beispielsweise ganz einfach an uns abgeben – selbstverständlich gesetzeskonform, flexibel und zum Festpreis.

Mehr Infos →

8. Mein Fazit: All-In-One-Lösungen mit modularer Erweiterung erweisen sich als effektiv

Möchten Sie Usability mit Flexibilität, Individualisierung und einem positiven Kosten-Nutzen-Verhältnis verbinden, sind All-In-One-Lösungen die beste Wahl.  

Als Servicedienstleister unterstützen wir Sie dabei, Ihre HR so zu digitalisieren, dass Sie alle Aufgaben an einem Ort erledigen können. Das reduziert nicht nur die Störanfälligkeit von Prozessen, sondern automatisiert und verschlankt sie im gleichen Zuge.

Best-of-breed ist hingegen eine Überlegung wert, wenn Sie für spezifische Anforderungen den höchsten Expertenstatus erhalten bzw. die beste Prozesskette aufbauen möchten. 

Hybrid-Softwares empfehlen wir nur, wenn Unternehmen sich noch im Aufbau befinden und über eine kleine Personaldecke verfügen.

Wir von ISB setzen unser Wissen ein, damit Sie bedarfsgerecht und zu den besten Konditionen HR-Prozesse so denken, dass Sie weniger Zeit mit Dateneingabe sowie Routineaufgaben verbringen und mehr Zeit für den Menschen selbst haben.

Das gelingt, indem Sie bei der Auswahl von HR-Software nicht nur die Personalabteilung im Blick behalten.

Eine Software ist dann optimal, wenn sie zum Gesamtunternehmen passt und ganzheitlich die Prozesse schlanker und integrierter gestaltet.

So sollte die HR-Software bestenfalls auch mit Softwares wie dem Controlling kommunizieren können. 

Folgende fünf Punkte sollte eine HR-Software somit erfüllen:

• Hoher Funktionsumfang im Standardpaket
• Skalierbarkeit dank eines modularen Aufbaus
• Benutzerfreundlich und intuitiv an mehreren Geräten bedienbar
• Integrierbar in bestehende Abläufe und Systeme
• Rechts- und datensicherere Abläufe werden gewährleistet

Kurz gefasst: Je nach Philosophie eignet sich die ein oder andere Art der HR-Software für Ihre KMU. Worauf Sie jedoch bei jeder HR-Software achten sollten, ist die Integrierbarkeit in bereits vorhandene Systeme. Im Best Case ist Ihre HR-Software so gut aufgestellt, dass weitere Anwendungen obsolet werden.