ISB Solutions
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Mehr Effizienz für Ihre digitale Personalakte
Die isb.dpa-toolbox erweitert Ihre Sage HR Suite um intelligente Funktionen, die Dokumentenprozesse im Rahmen der digitalen Personalakte spürbar vereinfachen. Versandarten werden automatisch gesteuert, Dokumente sauber synchronisiert und Stammdaten zuverlässig abgeglichen. So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen der Sage HR Suite, der digitalen Personalakte und dem digitalen Versand der Lohndokumente mit der d.velop postbox.
Das Ergebnis sind klare Strukturen, sichere Abläufe im HR-Alltag und weniger manuelle Eingriffe. Ihre digitale Personalakte wird nicht nur verwaltet, sondern aktiv optimiert.
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Läuft Ihre digitale Personalakte wirklich effizient oder verursacht sie unnötigen Aufwand?
Kostet Sie die Pflege von Personalakten unnötig Zeit?
Mit automatisierten Dokumenten- und Versandprozessen laufen wiederkehrende Aufgaben im Hintergrund. Ihr HR-Team wird spürbar entlastet und gewinnt Zeit für wertschöpfende Themen.
Sind Ihre HR-Systeme nahtlos verbunden?
Die Sage HR Suite, die digitale Personalakte sowie die d.velop postbox werden vollautomatisch gesteuert, um einen Sicheren Dokumentenversand der Lohndokumente zu gewährleisten.
Fehlt Ihnen die nötige Übersicht in der digitalen Personalakte?
Einheitliche Dokumenttitel, automatische Feldbefüllung und konsistente Daten schaffen klare Strukturen und erhöhen die Prozesssicherheit im HR-Alltag.
Vom Verwalten zum Automatisieren. Effizienz neu definiert.
Die isb.dpa-toolbox optimiert Ihre digitale Personalakte dort, wo im Alltag Zeit verloren geht. Prozesse laufen automatisiert, Daten bleiben konsistent und Ihre Systeme arbeiten nahtlos zusammen.
Einheitliche Dokumenttitel
Einheitliche Dokumentnamen sorgen für mehr Überblick und schnelleres Finden.
Direkte Bearbeitung von Dokumenten
Office Dokumente lassen sich direkt bearbeiten und speichern.
Korrekte Darstellung von Nummern
Personalnummern und wichtige Zahlen werden klar und ohne störende Formatierungen angezeigt.
Stapelweise Dokumentenablage
Große Dokumentenmengen lassen sich schnell und übersichtlich ablegen. Einzelne manuelle Schritte entfallen.
Automatische Aktualisierung von Stammdaten
Änderungen aus der Sage HR Suite werden automatisch übernommen und bleiben stets aktuell.
Optimale Anbindung der d.velop Postbox
Dokumente werden korrekt zugeordnet und passend bereitgestellt.
Dokumente gesammelt statt einzeln ablegen
Mit der stapelweisen Dokumentenablage der isb.dpa-toolbox verarbeiten Sie größere Dokumentenmengen deutlich schneller und strukturierter. Statt jedes Dokument einzeln zu öffnen und abzulegen, können mehrere Dokumente gesammelt ausgewählt und in einem Schritt zugeordnet werden.
Importmöglichkeit auf der Startseite/dem Dashboard per Drag and Drop oder per Dateiauswahl.
Dokumente können einfach mit einem Klick eingeteilt werden.
Im Anschluss können die Abschnitte auch mit Hilfe von Vorlagen und Auswahlfeldern schnell und einfach zugeordnet werden.
Mit der Bestätigung werden die Dokumente im Archiv abgelegt.
Mehrwerte im Überblick
Funktionen, die Ihre digitale Personalakte spürbar verbessern
Die isb.dpa-toolbox ergänzt Ihre Sage HR Suite um praxisnahe Funktionen, die Ordnung schaffen, Pflegeaufwand reduzieren und die tägliche Arbeit vereinfachen.
Automatische Aktualisierung von Stammdaten
Wenn sich in der Sage HR Suite etwas ändert, etwa ein Name oder der Standort eines Mitarbeitenden, werden diese Informationen automatisch übernommen. Eine doppelte Pflege entfällt.
Direkte Bearbeitung von Dokumenten
Ein Arbeitsvertrag kann direkt geöffnet, angepasst und gespeichert werden. Die neue Version wird automatisch im Archiv abgelegt, ohne dass sie erneut hochgeladen werden muss.
Optimale Anbindung der d.velop Postbox
Nahtlose Integration in die Sage HR Suite. Der Versand lässt sich für jeden einzelnen Arbeitnehmer individuell steuern und flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Auch bei Korrekturen bleibt die Zuordnung jederzeit eindeutig und nachvollziehbar.
Einheitliche Dokumenttitel
Alle Dokumente werden automatisch nach einem festen Schema benannt, zum Beispiel mit Personalnummer, Name und Dokumentart. Dadurch finden Sie Dokumente schneller wieder und erkennen sofort, um welches Dokument es sich handelt.
Korrekte Darstellung von Nummern
Personalnummern oder Jahresangaben wie 2024 werden unverändert angezeigt. Dadurch bleiben wichtige Zahlen eindeutig und es entstehen keine Missverständnisse durch automatische Formatierungen wie 2.024.
Häufig gestellte Fragen und Antwoten
Die Toolbox reduziert manuellen Pflegeaufwand, sorgt für automatisch aktuelle Stammdaten und schafft klare Strukturen in der digitalen Personalakte. Dokumente werden einheitlich benannt, korrekt zugeordnet und effizient verarbeitet. Das spart Zeit und erhöht die Prozesssicherheit.
Die Lösung richtet sich an Unternehmen, die bereits mit der Sage HR Suite und der digitalen Personalakte arbeiten oder diese einführen möchten. Besonders sinnvoll ist sie für Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen oder dem Wunsch nach mehr Automatisierung.
Nein. Bestehende Dokumente können in die neue Struktur übernommen werden. Einheitliche Dokumenttitel und Einstellungen lassen sich auch für Bestandsarchive konfigurieren.
Die Einführung erfolgt strukturiert im Rahmen eines Projektes. Da die Toolbox direkt an bestehende Systeme angebunden wird, bleibt der technische Aufwand überschaubar. Die Dauer hängt vom individuellen Umfang ab.
Ja. Die Zuordnung erfolgt eindeutig über bestehende Schlüsselinformationen wie Mandanten- und Personalnummer. Dokumente werden korrekt dem jeweiligen Mitarbeitenden zugewiesen.
Ja. Standardprozesse laufen automatisiert, Anpassungen bleiben dennoch möglich. Die Toolbox schafft klare Strukturen, ohne Ihre Flexibilität einzuschränken.
Kontaktieren Sie uns kostenlos, unverbindlich und bringen Sie Ihrem gesamten Unternehmen mehr Flexibilität durch die isb.dpa-toolbox.
Neueste Versionen
Release Notes – Erweiterung der automatisierten Einrichtung der d.velop Postbox
Mit der isb.dpa-toolbox kann die d.velop Postbox in Verbindung mit Sage dPA durch einen hohen Automatisierungsgrad besonders effizient eingerichtet werden.
🚀 Neues Feature: Automatisierte Einrichtung der d.velop Postbox
✨ Neue Funktionen
🔹 Automatische Deaktivierung alter Lohndokumente
Wenn bereits vor der Einrichtung der d.velop Postbox ein Personalarchiv genutzt wurde, können alte Lohndokumente, die nicht mehr versendet werden sollen, automatisch ausgeblendet werden. Ein konfigurierbarer Filter ermöglicht die Auswahl der betroffenen Dokumentarten und Archivierungszeiträume.
🔹 Automatische Versandentscheidung je Mitarbeiter
Der Dokumentenversand (digital oder postalisch) wird direkt aus dem Bereitstellungstyp in der Sage HR Suite übernommen. Die isb.dpa-toolbox aktualisiert diese Information automatisch und zyklisch in der digitalen Personalakte, sodass alle Dokumente entsprechend verarbeitet werden.
🔹 Eindeutige Zuordnung zwischen Dokumenten und Empfängern
Zur sicheren Zustellung wird eine eindeutige Identifikation über die Mandanten- und Personalnummer in das Attribut „Postbox – Schlüsselfeld“ übertragen.
🔹 Vereinfachte Erstellung von Abonnements als Massenexport
Beim Projektstart muss für jeden Mitarbeitenden ein eigener Account in der Postbox angelegt werden. Die isb.dpa-toolbox ermöglicht eine Massen-Erstellung von Postbox-Abonnements, indem eine Importdatei aller aktiven Arbeitnehmenden bereitgestellt wird. Diese Datei kann anschließend genutzt werden, um Accounts beispielsweise über Serienbriefe gesammelt bereitzustellen.
🔹 Flexibler und einheitlicher Dokumententitel – auch für Bestandsarchive
In Bestandsarchiven können Dokumententitel variieren. Die isb.dpa-toolbox bietet eine freie Konfiguration von Dokumententiteln, die in das Attribut „Postbox – Dokumententitel“ übertragen werden.
- Neben Dokumentenattributen können statische Texte oder reguläre Ausdrücke für die Titelbildung genutzt werden.
- Sonderzeichen werden automatisch bereinigt, um eine einheitliche Darstellung zwischen Systemen sicherzustellen.
🔹 Automatische Vergabe von Standardtexten bei leeren Attributen
Bestimmte Attribute werden standardmäßig nicht immer übertragen, z. B. bei stornierten DEÜV-Meldungen. Die isb.dpa-toolbox erlaubt eine automatische Eintragung von Standardwerten, wenn für eine Dokumentart vordefinierte Werte festgelegt wurden und das entsprechende Attribut leer ist.
📢 Vorteile: Schnellere Projekteinrichtung, weniger manuelle Arbeit und optimierte Dokumentenverwaltung.
🚀 Neues Feature: Automatische Titelkonfiguration im Dokumentenarchiv
Mit diesem Release wird die automatische Konfiguration der Titel für Dokument- und Aktenarten nach dem Standard der ISB Solutions GmbH per Knopfdruck in der digitalen Personalakte bereitgestellt.