E-Rechnung 2027: Viele Unternehmen unterschätzen noch, was auf sie zukommt

Was ist eine E-Rechnung?

Das Versenden einer normalen PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung! Eine E-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie ein strukturiertes, maschinenlesbares Format hat (wie XRechnung oder ZUGFeRD), das automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden kann.

Durch die E-Rechnung entfällt das manuelle Eintippen der Rechnungsdaten in die eigene Software – Tippfehler und Zahlendreher werden so zuverlässig vermieden. Der Arbeitsaufwand für die Eingangsrechnungserfassung wird erheblich verringert.

Was ändert sich ab 2027?

Ab 01.01.2027 wird auch das Ausstellen von E-Rechnungen an Kunden für Unternehmen verpflichtend, deren Jahresumsatz 800.000 € übersteigt. Ab 01.01.2028 gilt diese Pflicht dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich – unabhängig vom Umsatz.
Quelle: Bundesfinanzministerium – FAQ zur E-Rechnung

Wo stehen Unternehmen heute?

Eine bundesweite ZDH-Umfrage unter knapp 2.000 Handwerksbetrieben (Januar–Februar 2026, Ergebnisse veröffentlicht Mai 2026) zeigt: Nur 37,1 % der befragten Betriebe stellen bereits selbst E-Rechnungen aus – und 65,7 % verarbeiten eingehende E-Rechnungen noch manuell. Die Doppelstrukturen aus digitalen und klassischen Formaten treiben den Aufwand in die Höhe, statt ihn zu senken. Ähnliche Tendenzen lassen sich branchenübergreifend beobachten: Ein Großteil der Unternehmen hat das Thema bislang aufgeschoben.
Quelle: ZDH – Pressemitteilung: E-Rechnung für Betriebe noch mehr Aufwand statt Entlastung

Was müssen Sie konkret tun?

Für eine Umsetzung sind in Ihrer Software, soweit diese E-Rechnungen unterstützt, Stammdaten und einige Grundlagen zu pflegen. Hierbei kann es notwendig sein, bei Ihren Geschäftspartnern (Kunden und Lieferanten) benötigte Angaben abzufragen.

Wenn Sie zeitnah damit beginnen, sollten die verbleibenden Monate ausreichen, damit Sie ab Januar 2027 die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Was bringt das Ihrem Unternehmen?

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Lieferantenrechnungen müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Tippfehler und Zahlendreher gehören der Vergangenheit an. Und Papierrechnungen, die im Posteingang verschwinden, sind kein Thema mehr.

Hinzu kommen Kosteneinsparungen für Druck, Porto und manuelle Verarbeitung bei Ihren Kundenrechnungen. Weniger Papierverbrauch und Transportaufwand ist gut für die Umwelt. Wenn Ihre Rechnungen beim Kunden schneller verarbeitet werden, erfolgt in der Regel auch die Zahlung früher – was gut für Ihren Cashflow ist.

Jetzt handeln – ohne Hektik

Viele Unternehmen schieben das Thema noch vor sich her. Wer jetzt die richtigen Schritte einleitet, kann die verbleibende Zeit nutzen – ohne Zeitdruck und ohne unnötige Fehler. Wer sich jetzt informiert, seine Prozesse anpasst und die richtigen Systeme einführt, wird langfristig profitieren.

Unser Team unterstützt Sie dabei: von der Prüfung Ihrer aktuellen Software bis zur reibungslosen Einführung der E-Rechnung in Ihren Geschäftsprozessen. Sprechen Sie uns gerne an.