E-Rechnung in Deutschland: Wo stehen wir und was bedeutet das für Unternehmen?

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Viele denken bei einer elektronischen Rechnung an eine simple PDF per E-Mail – doch das ist nur die halbe Wahrheit. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD), das automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden kann.

Der Vorteil? Kein manuelles Abtippen mehr, weniger Fehler und eine schnellere Abwicklung. In Deutschland wird die E-Rechnung bald Pflicht: Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, ab 2027 müssen sie auch E-Rechnungen versenden (ggf. erst ab 2028). Klingt nach einer Menge Arbeit? Ja, vielleicht. Aber es lohnt sich!

Die Herausforderungen – und wie man sie meistert

Natürlich bringt die Umstellung einige Hürden mit sich. Wir haben in den letzten Monaten mit vielen Unternehmen darüber gesprochen, und diese Punkte begegnen uns immer wieder:

Gesetzliche Anforderungen:
Viele fragen sich: „Reicht es, eine PDF zu verschicken?“ Die Antwort ist leider nein. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Das bedeutet, dass viele Unternehmen ihre Prozesse anpassen müssen.
Technische Umsetzung:
Nicht jeder hat eine IT-Abteilung, die das mit links erledigt. Die Einführung der passenden Software und die Integration in bestehende Systeme kann herausfordernd sein. Aber zum Glück gibt es mittlerweile viele Tools und Dienstleister (wie wir), die dabei unterstützen.
Prozessänderungen & Schulungen:
Der größte Knackpunkt ist oft die Umstellung interner Abläufe. Mitarbeitende müssen geschult werden, alte Gewohnheiten müssen weichen. Aber wer hier einmal durchgeht, profitiert langfristig.
Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern:
Auch wenn man selbst bereit ist, kann es sein, dass Lieferanten oder Kunden noch nicht so weit sind. Hier hilft nur: frühzeitig ins Gespräch gehen und gemeinsam Lösungen finden.

Der Nutzen – warum sich der Aufwand lohnt

Ja, der Weg zur E-Rechnung erfordert etwas Einsatz, aber wenn die Systeme einmal laufen, überwiegen die Vorteile deutlich:

Mehr Effizienz:
Keine verlorenen Rechnungen mehr, keine manuelle Dateneingabe – Rechnungen fliegen praktisch automatisch durch den Prozess.
Kosteneinsparungen:
Druck, Porto und manuelle Verarbeitung? Alles Geschichte!
Bessere Datenqualität:
Die Fehlerquote sinkt drastisch, weil keine Zahlen mehr per Hand abgeschrieben werden müssen.
Nachhaltigkeit:
Weniger Papier, weniger Transport – gut für die Umwelt.
Schnellere Zahlungen:
Wenn Rechnungen schneller verarbeitet werden, kommen auch Zahlungen schneller rein – gut für den Cashflow.

Fazit: Jetzt aktiv werden!

Wir wissen, viele Unternehmen schieben das Thema noch vor sich her. „2027 ist ja noch lange hin“ – aber die Erfahrung zeigt: Wer früh beginnt, hat weniger Stress und kann sich viel besser auf die Vorteile konzentrieren.

Also: Wer sich jetzt informiert, Prozesse anpasst und die richtigen Tools einführt, wird langfristig profitieren – und sich spätestens in ein paar Jahren fragen: Warum haben wir das nicht schon früher gemacht?