Digitale Zustellung der Dokumente
Jeder Anwender bekommt eine eigene Cloud, welche nur ihm gehört. Hiermit ist ein lebenslanger Zugriff auf die Dokumente gewährleistet. Die Cloud wird von d.velop in einem zertifizierten, deutschen Rechenzentrum bereitgestellt.
Der Vorteil für die Arbeitgeber ist, dass keinerlei Administration wie vergessene Passwörter, etc. anfällt. Die Registrierung erfolgt mit einer privaten Mailadresse der Mitarbeitenden. Somit können Lohnscheine, Zeitjournale, Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen, aber auch individuelle Anschreiben wie ein Weihnachtsgruß übertragen werden. Dieses erfolgt mit Ablage der Dokumente innerhalb der digitalen Personalakte vollautomatisch. Wichtig dabei ist, dass nicht die komplette Akte übertragen wird, sondern der Arbeitgeber festlegt welche Dokumentenbereiche eingestellt werden sollen.
Bei Bedarf funktioniert auch der umgekehrte Weg. Anwender können der Personalabteilung Dokumente wie Zertifikate, Schulungsbestätigungen, etc. über diesen Weg wieder zukommen lassen. Ganz ohne Zugriff auf die Personalakte.
Schnittstelle Sage HR Suite und Postbox
Die isb.Postbox ist nahtlos in die digitale Personalakte der Sage HR Suite integriert. Wir haben eine Datenschnittstelle geschaffen, welche alle relevanten Informationen direkt aus der Sage HR Suite synchronisiert. Innerhalb des Arbeitnehmerstamms kann selektiert werden, ob die Zustellung digital oder per Druck erfolgen soll. Dieses passiert dann beim Monatswechsel automatisch.
Beispielrechnung
Hierbei handelt es sich um eine tatsächliche Rechnung eines unserer Kunden mit ca. 700 Arbeitnehmern. Die Dokumente wurden gedruckt, kuvertiert und postalisch zugestellt. Der Kunde hat über ein Jahr alle Zeiten, die mit der Erstellung und Übergabe der Lohndokumente zusammenhängen, dokumentiert.
Wir sind von folgenden Faktoren ausgegangen:
- 12 Abrechnungen pro Jahr (ca. 4 davon zweiseitig)
- 4 Korrekturen pro Jahr (Jeweils eine Seite)
- Eine Lohnsteuerbescheinigung
- Eine Jahresmeldung
Als feste Kosten wurde angesetzt:
- Druck einer Seite: 1 Cent
- Umschlag: 2 Cent
- Miete Kuvertiermaschine: 60 Euro je Monat
- Kosten für Porto: 0,80 Euro je Brief
Somit sind es 12 Umschläge sowie 22 Seiten Papier je Arbeitnehmenden.
Folgende Kosten je Jahr sind angefallen:
- Für Druck und Kuvertieren: 22 Cent für Druck und Papier und 24 Cent für Umschläge * 700 Arbeitnehmer + 720,00 Euro für die Kuvertiermaschine = 1.042,00 Euro
- Für Porto sind bei 12 Briefen pro Jahr 6.720,00 Euro angefallen.
-
Die Gesamtzeit über das Jahr wurde mit 99,5 Stunden angegeben. Folgende Tätigkeiten sind enthalten:
– Überprüfung des Drucks
– Sortierung und Zusammenführung der Dokumente als Vorbereitung für die Kuvertiermaschine
– Überwachung der Kuvertiermaschine
– Verteilung der Umschläge in Abteilungspostfächer - Bei einem durchschnittlichen Bruttogehalt eines Personalsachbearbeiters von ca. 3000 Euro (Stand 09.05.2023 laut Indeed) zzgl. Arbeitgeberleistung bei einer 40 Stunden Woche betragen die Kosten für die 99,50 Stunden 2.229,80 Euro (inkludiert 30% Arbeitgeberleistung).
In dieser Rechnung sind noch keine weiteren Kosten wie Fortbildung, Bürokosten, etc. enthalten.
Somit betragen die Kosten für die Zustellung der Lohndokumente: 9.991,80 Euro pro Jahr für 700 Mitarbeiter.
Referenzstory
Umstellung auf d.velop postbox spart bei Schulz Systemtechnik GmbH bis zu 15 Arbeitsstunden und 18.000 Euro p.a.
Schulz Systemtechnik beschäftigt rund 1.300 Menschen an 13 Standorten in drei Ländern. Sie alle erhielten bislang ihre Gehaltsabrechnungen ganz old school per Post – ein enormer Aufwand, der zudem monatlich mit stolzen 2.500 € Kosten zu Buche schlug.
Wie die Postbox-Lösung, die wir gemeinsam mit d.velop entwicklet haben, Schulz Systemtechnik dabei geholfen hat, 18.000 € pro Jahr einzusparen, haben wir Ihnen in einer Referenzstory zusammengefasst.
Zur ReferenzstoryWie sind die Kosten bei Nutzung der isb.Postbox?
In der Variante S mit der Zustellung von 20 Dokumenten (Die Seitenanzahl pro Dokument ist dabei unerheblich, da nur das Dokument zählt. Eine Lohnabrechnung über drei Seiten wird nur als ein Dokument bewertet.) betragen die Kosten je Arbeitnehmenden 0,46 Euro je Monat. Hinzu kommen monatliche Kosten für Lizenzen von ca. 100 Euro.
Dieses macht jährliche Kosten von ca. 4.728,00 Euro.
Die einmalige Einrichtung beträgt ca. 6.000 Euro. Somit amortisiert sich das Projekt ab dem 13. Monat.
Vorteile:
Im Gegensatz zur E-Mailzustellung ist hier eine Zustellung nur an den jeweiligen gewünschten Empfänger sichergestellt. Ein Zugriff auf die Daten ist jederzeit, auch von außerhalb des Unternehmens, über einen Browser oder eine APP möglich. Auch nach Austritt kann bis zum Lebensende weiterhin auf die Dokumente zugegriffen werden.
Mehrwerte, die Kosten sparen
Einsparungen auf Dauer von mehr als 50% der Kosten.
Wegfall von administrativen Aufgaben innerhalb der Personalabteilung.
Im Gegensatz zur E-Mailzustellung ist hier eine Zustellung nur an den jeweiligen gewünschten Empfänger sichergestellt.
Ein Zugriff auf die Daten ist jederzeit, auch von außerhalb des Unternehmens, über einen Browser oder eine APP möglich.
Zugriff auf die Daten auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses jederzeit möglich.
Kosten entstehen nur im Rahmen der Zustellung, nicht mehr für die Speicherung der Dokumente in der eigenen Cloud.
Kontaktieren Sie uns kostenlos, unverbindlich und bringen Sie Ihrem gesamten Unternehmen mehr Einsparungen durch die isb.Postbox.
