Lohnabrechnung einfach versenden ohne Papier

Kennen Sie auch die Situation, dass die Lohnabrechnung fertig ist und die Lohnscheine, Sozialversicherungsmeldungen sowie Lohnsteuerbescheinigungen den Mitarbeitern bereitgestellt werden müssen? Entweder werden diese selbst gedruckt, sortiert, kuvertiert und ins Fach gelegt bzw. versendet, oder eine Druckerei wird beauftragt. Beides verursacht nicht zu unterschätzende Kosten, wie wir aus eigener Erfahrung berichten können. Daher haben wir vor einigen Monaten auf den Dokumenten-Versandservice umgestellt.

Die Mitarbeiter bekommen alle relevanten oben genannten Dokumente zzgl. des Zeitjournals aus der Zeitwirtschaft bequem per Mail zugesendet. Aufgrund der Tatsache, dass wir einige Mitarbeiter mit Homeoffice haben, war dieses von Vorteil, da damit die Unterlagen zeitnah übermittelt werden konnten.

Das Vorgehen war simpel:
Der Mitarbeiter bekommt nach Aktivierung eine E-Mail mit einem einmaligen Code an die hinterlegte E-Mail Adresse zugesendet. Diese erfasst er dann über das Mitarbeiterportal oder gibt diese an die HR Abteilung weiter. Damit ist sichergestellt, dass die korrekte E-Mail Adresse hinterlegt ist. Weiterhin muss dem Mitarbeiter das Kennwort mitgeteilt werden, oder er hinterlegt auch dieses im Portal. Mit diesem Kennwort kann dann das verschlüsselte Dokument geöffnet werden.

Zudem haben wir den Dokumenten-Versandservice vor kurzem wieder erfolgreich bei einem Kunden eingerichtet:
„Nachhaltig ressourcensparend und zwar auf ganzer Linie! Sowohl für unsere Mitarbeiterinnen in der Personalabteilung als auch für alle Kolleginnen in unseren sozialen Einrichtungen ist der Versand der Lohnscheine per E-Mail ein echter Gewinn. Sofort haben sich (natürlich auf freiwilliger Basis) etliche Mitarbeiter*innen gemeldet und erhalten nun ihre Abrechnung digital. Kein Papier, kein Eintüten, kein Verteilen und keine Portokosten – alle sind begeistert. Danke an ISB für die Unterstützung und schnelle, unkomplizierte gemeinsame Einführung“ (Michaela Naunheim, AWO BV Rheinland).

Der Schulungs- / Einrichtungsaufwand beträgt ca. 2 Stunden, der Dokumentenversandservice ist ab der Variante Enterprise im Modul Lohnabrechnung enthalten.

Gerne helfen wir auch ihnen, diesen Prozess zu vereinfachen. Sprechen sie uns an.

Ihr Team der ISB