Verfall von Urlaub – Obliegenheiten des Arbeitgebers

Wir möchten Sie im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten auf das Thema Urlaubsanspruch und Urlaubsverfall hinweisen.

Im Bundesurlaubsgesetz § 7 ist geregelt, dass der Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Hierfür hat der Arbeitgeber Sorge zu tragen.

Bestehen aber abweichende Regelungen per Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, kann der Arbeitnehmer den Urlaub im Kalenderjahr nicht nehmen. In diesem Fall kann eine Übertragung des nicht genommenen Urlaubs auf den 31.3. des Folgejahres erfolgen. Ein Urlaubsverfall nach dem 31.3. erfolgt nicht automatisch und in diesen Zusammenhang ist es von Bedeutung, dass Arbeitgeber auf das Risiko des Urlaubsverfalls rechtzeitig hinweist und dem Arbeitnehmer Möglichkeiten aufzeigt, seinen Urlaub rechtzeitig zu nehmen.

Wenn der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nicht nachkommt, tritt der nicht in Anspruch genommene Urlaub zu dem am Jahresanfang neu beginnenden Urlaubsanspruch gleichwertig hinzu.
Der Arbeitgeber hat seine Mitwirkungsobliegenheit erfüllt, wenn (z.B. in Textform) klar und rechtzeitig vor dem Verfall warnt und dem Arbeitnehmer Gelegenheit gibt, den Urlaub zu nehmen.
Zu der Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers gehört:

  • Information an seine Mitarbeiter wie viel Urlaubsanspruch besteht (Beginn des Kalenderjahres)
  • Aufforderung, den Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Jahres genommen werden kann,
  • Hinweispflicht an seine Mitarbeiter, welche Konsequenzen bestehen, wenn der Urlaub nicht innerhalb des Kalenderjahres genommen wird.

Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit

Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt spätestens nach Ablauf einer Übertragungsfrist von 15 Monaten nach dem Ende des Urlaubsjahres. Die Verlängerung der Übertragungsfrist bei Langzeiterkrankten gilt grundsätzlich nur für den gesetzlichen Mindesturlaub.

Ausnahme vom Urlaubsverfall

Von dieser Ausnahmeregelung sind beispielsweise Mitarbeiter betroffen, die aufgrund mutterschutzrechtlichem Beschäftigungsverbot und anschließender Elternzeit Ihren bestehenden Urlaub nicht nehmen konnten. Dieser Urlaub verfällt nicht und kann nach der Rückkehr genommen werden.

Urlaubsanspruch bei Wechsel von Vollzeit in Teilzeit innerhalb eines Kalenderjahres

Der Urlaub besteht nach deutscher Rechtsprechung immer zu Beginn eines Jahres in voller Höhe.
Die Berechnung des Urlaubs ist gesondert für den Vollzeit-/Teilzeitraum nach der Rechtsprechung der EuGH zu betrachten.

Beispiel:
Arbeitnehmer hat 27 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
Vollzeit: 1.1.2021 – 31.10.21
Teilzeit: ab 01.11.2021 – 3 Tage/Woche

Berechnung nach aktueller EU-Rechtsprechung:
Es wird zwischen Vollzeit und Teilzeitabschnitten unterschieden.

ZeitraumRechnungUrlaubstage
Vollzeit (10 Monate)27 Urlaubstage
/ 12 Monate * 10 Monate
22,5
Teilzeit (2 Monate)27 Urlaubstage / 5 Wochentage * 3 Arbeitstage
/ 12 Monate * 2 Monate
2,7
Gesamtanspruch 202125,2

Die Umrechnungsformel des Urlaubsanspruches in Teilzeit lautet:
Urlaubstage (Vollzeit) / 5 Wochentage (bzw. 6-Tage-Woche) * Anzahl der individuellen Arbeitstage

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