Das perfekte HR-Tool für Ihr Unternehmen: Was es können muss und wie Sie es finden!

Administrative Aufgaben halten von strategischen Themen ab. Das bestätigen 69 Prozent der befragten Personaler innerhalb einer aktuellen Personio Studie¹. Dass HR mittlerweile eine zentrale Managementaufgabe im Unternehmen einnimmt, machen nicht zuletzt arbeitsmarkttechnische Veränderungen wie der Fachkräftemangel deutlich.

Um diesem Spagat zwischen aufwendigen Verwaltungsaufgaben und strategischer Entwicklung gerecht zu werden, braucht es smarte Lösungen. Und genau diese bietet eine moderne HR-Software. Denn sie nimmt Ihnen mit schlanken Prozessen und Automationen einen Großteil der administrativen Arbeit ab.

Das Ergebnis: Freigesetzte Ressourcen für strategische Aufgaben und eine klare Datenlage als Basis für die strategische Personalarbeit.

Als Implementierungspartner – mit mehr 20 Jahren Erfahrung bei der Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen – zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, was bei der Auswahl einer HR-Software zu beachten ist.

¹ https://www.personio.de/ueber-uns/presse/hr-studie-2023/

1. Warum HR-Tools sinnvoll sind: Wissenswertes in Kürze

2. Die Top-Vorteile von HR-Software für KMUs

HR-Software ist nicht gleich HR-Software. Denn neben dem Tech-Stack, der sich ständig weiterentwickelt und gesetzlichen Anforderungen genügen muss, gibt es noch weitere Unterschiede:

So gibt es zum Beispiel sogenannte All-in-One-Lösungen, die Personalprozesse vollständig und in einem System abbilden. Sie verfügen über so umfangreiche Funktionen, dass sie sowohl die Candidate Journey als auch die Employer Experience vollständig begleiten.

Dem gegenüber stehen Best-of-breed-Softwares, die sich einem bestimmten Teilbereich des Personalwesens widmen. Zum Beispiel dem Zeitmanagement.

Und dann gibt es noch hybride Lösungen, die sich speziell für kleine Unternehmen eignen, aber an Grenzen stoßen, sobald Anforderungen komplexer werden.

Wir bei ISB setzen auf die All-in-One-Lösung von Sage. In Projekten, die wir über viele Jahre hinweg betreut haben, hat sich immer wieder gezeigt, dass früher oder später jeder Bereich der HR digitalisiert werden muss, um die volle Effizienz zu entfalten.

Tipp: In diesem Artikel haben wir Ihnen die Unterschiede der jeweiligen HR-Lösungen zusammengefasst.

Ganz egal, für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Die wichtigste Aufgabe einer HR-Lösung ist, Sie zu entlasten. Bei Routine-Aufgaben, Abstimmungsprozessen und beim Datenmanagement.

Auf einen Blick

HR-Lösungen…

• entlasten HR-Teams durch Verringerung des administrativen Aufwands.
• automatisieren Routine-Aufgaben und sparen so Zeit.
• gewähren eine einheitliche HR-Datengrundlage für alle Standorte und Länder.
• fördern eine bessere Service- und Prozess-Qualität.
• verschlanken und vereinfachen Prozesse so, dass die gesamtheitlichen Kosten sinken.
• gewährleisten die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und der DSGVO.
• stellen Auswertungsmöglichkeiten bereit und erleichtern das Reporting.
• geben einen Überblick über alle wichtigen Kennzahlen.
• bieten eine hohe Nutzerfreundlichkeit für jeden Anwender.

Übrigens: In Deutschland muss der Betriebsrat bei der Entscheidung einer HR-Software mit einbezogen werden. Nutzen Sie die oben genannten Vorteile zur Argumentation, wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt.

3. Von Basics zu Must-haves: Anforderungen an zeitgemäße HR-Software

Anforderungen an eine geeignete HR-Software gehen weit über die reine Funktionalität hinaus. Eine Software ist ein kleines Zahnrad, das sich innerhalb der Maschinerie eines Unternehmens einfügt.

Nur, wenn das Tool zur bereits vorhandenen Infrastruktur und zu 100 % zum Unternehmen passt, entfaltet sich ihr volles Potenzial. Am Ende ist es also die Kombination aus der richtigen Technologie und einem Bewusstsein für den eigenen Bedarf, die über Erfolg oder Misserfolg eines HR-Tools entscheidet.

Auch die Wahl des Implementierungspartners spielt eine entscheidende Rolle. Er ist das Bindeglied zwischen Ihrem Unternehmen und dem Software-Hersteller. Der perfekte Implementierungspartner kennt die Software in- und auswendig. Er ist in der Lage, sich in Ihr Unternehmen einzuarbeiten, Ihre Prozesse zu verstehen und sie in der Software-Lösung so abzubilden, dass Sie davon profitieren.

Profi-Tipp: Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, lassen Sie sich zunächst von einem erfahrenen Implementierungspartner beraten. Er wird Ihnen im Anschluss genau sagen können, welche Lösung in Ihrem individuellen Fall sinnvoll ist. Wir bieten ebenfalls so eine Beratung an. Buchen Sie sich gerne unverbindlich einen Termin in meinem Kalender.

Diese Anforderungen sollte die Software erfüllen

Welche Anforderungen eine Software unserer Erfahrung nach in jedem Fall erfüllen soll, stellen wir Ihnen hier vor. Diese sind für jedes Unternehmen wichtig, unabhängig von Größe oder Branche:

Benutzerfreundlichkeit und Responsivität

HR-Softwares sollten auf jedem Arbeitsgerät funktional und benutzerfreundlich sein – sei es ein Computer, Tablet oder Smartphone. Ein intuitives Handling ist nicht nur für das HR-Team wichtig. Alle, die jemals Zugriff auf die HR-Software haben, sollten diese ohne erhöhten Einarbeitungsaufwand verwenden können. Das erhöht die Akzeptanz der neuen Software im Unternehmen. Je geringer die Einstiegsbarrieren, desto höher der Anklang.

Aktualität und Innovation

Wir können nur immer wieder dazu raten, eine HR-Software zu erwerben, die flexibel Ihren Anforderungen genügt. HR-Softwares müssen in diesem Zuge modernsten Standards entsprechen. Diese betreffen sowohl technische Weiterentwicklungen in der Softwarelandschaft als auch gesetzliche Vorgaben, die sich verändert haben. Über das Aufspielen regelmäßiger Updates gewährleisten Sie das Fortbestehen der Daten- und Rechtssicherheit Ihrer Software.

Seriosität des Anbieters

Der lauteste Marktschreier ist nicht immer der Beste für den Eigenbedarf. Aber dennoch – die Reputation eines Anbieters symbolisiert auch Seriosität. Sind andere Unternehmen in Ihrer Größenordnung und innerhalb Ihrer Ausrichtung mit einer Software zufrieden, trifft dies mit hoher Wahrscheinlichkeit auch auf Sie zu. Wählen Sie entsprechend einen Software-, aber auch Implementierungspartner, der am Markt bekannt ist, positive Bewertungen besitzt und einschlägige Erfahrung in Ihrem Bereich aufweist.

Self-Service-Optionen

In einer vernetzten Welt bieten HR-Softwares volle Transparenz für mehrere Nutzergruppen. Eine Self-Service-Option spart auf Personalerseite administrativen Aufwand und erhöht die Zufriedenheit auf Anwenderseite. Eine solche Serviceoption gibt Mitarbeitern die Möglichkeit,  ihre persönlichen Daten, Urlaubsanträge und andere HR-Anforderungen selbstständig zu verwalten.

Berechtigungen

Daten innerhalb einer HR-Lösung sind höchst sensibel zu behandeln. So ist nicht jede Information für alle Augen bestimmt. Ein umfangreiches Rollen- und Rechtesystem innerhalb der HR-Software sichert die Daten so ab, dass nur ausgewählte Personen Zugriff auf diese haben.

Support

Unterstützung bei Problemen oder Weiterentwicklungen einer HR-Software erhalten Sie von Ihrem Implementierungspartner. Damit dieser problemlos auf die Software zugreifen kann, muss es sich in der Regel um einen Partneranbieter vom Softwarehersteller handeln. Je höher der Partnerstatus, desto umfangreicher sind auch die Supportmöglichkeiten. Auch ein regionaler Bezug schadet in diesem Fall nicht: Zwar können die Implementierungspartner auch remote auf Ihre Systeme zugreifen: Manchmal ist das direkte Gespräch aber förderlich, um wiederkehrende Probleme am Kern zu greifen und zu lösen.

Je höher der Partnerstatus Ihres Implementierungspartners beim Softwareanbieter, desto umfangreicher und schneller sind auch die Supportmöglichkeiten.

Integrationsmöglichkeiten

Wie eingangs erwähnt, ist die HR-Software ein Zahnrad von vielen innerhalb Ihres Unternehmens. Sie muss demnach kompatibel zu vorhandenen Systemen sein. Nicht immer trifft dies zu. Implementierungspartner wie wir entwickeln in diesem Fall passende Schnittstellen für Sie und sorgen für einen reibungslosen Eintritt der HR-Lösung in die Softwarelandschaft Ihres Unternehmens.

4. Die wichtigsten Module und Elemente einer HR-Software

Als Implementierungspartner stellen auch wir eine klare Anforderung an HR-Softwares: 

Wir empfehlen immer eine All-in One-Lösung, die über mehrere Module verfügt. Ein Modul entspricht immer einem bestimmten Aufgabenbereich, zum Beispiel dem Bewerbermanagement, der Personalentwicklung oder der Personalabrechnung. 

Der modulare Aufbau einer Software verschafft Ihnen nicht nur einen 360°  Überblick, er sorgt auch für maximale Skalierbarkeit. Denn Module können je nach Bedarf hinzugebucht werden. So wächst die Software mit Ihrem Unternehmen mit.

Die wichtigsten Module einer HR-Lösung

Über welche Module sollte eine zukunftsfähige Personalsoftware verfügen? Wir stellen Ihnen die vier wichtigsten vor.

Bewerbermanagement

Heutzutage ist es nicht mehr so leicht, die besten Kandidaten für offene Stellen zu finden. Mit dem Modul für Bewerbermanagement erhalten Sie jedoch digitale Unterstützung. Die Software erhöht Ihre Chancen, Top-Kandidaten auszuwählen und einzustellen.

Das Bewerbermanagement-Modul bildet alle Prozesse ab, die im Zuge der Kommunikation für eine zu besetzende Stelle entstehen. Von der Erstellung und Veröffentlichung der Stellenanzeige mit nur einem Klick, über die Einbindung von Fachabteilungen in Entscheidungsprozesse bis zur Überwachung und Steuerung des gesamten Onboardings.

Über das HR-Tool wird klar definiert, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Jeder Schritt im Bewerbungsprozess wird dokumentiert. Das sorgt für mehr Transparenz und Systematik im gesamten Prozess.

So finden Sie den besten Kandidaten und ganz nebenbei beeindrucken Sie Bewerber noch mit einer lückenlosen Candidate Experience.

Zeitmanagement

Mit dem Zeitmanagement-Modul lassen sich Anwesenheits- und Arbeitszeiten aller Mitarbeiter einfach erfassen, planen, dokumentieren und auswerten. Alles digital und ohne Doppelerfassung oder Zettelwirtschaft.

Sie entlasten Ihre Mitarbeiter abteilungsübergreifend. Reportings, wie Arbeitszeitberichte für das Management erstellen Sie mit wenigen Klicks, mittels Dienst- und Schichtplänen planen Sie Ihre Ressourcen effizient und Mitarbeiter binden Sie für optimale Work-Life-Balance bei der Planung mit ein.

Auch das Lohnbuchhaltungsprogramm greift direkt auf diese Daten zu. So werden Löhne zuverlässig und fehlerfrei berechnet und automatisch in die Lohnbuchhaltung übertragen.

Kurz gesagt: Mit dem Zeitmanagement-Modul lassen sich Arbeitszeiten nicht nur korrekt und rechtssicher erfassen. Sie hilft zudem, Kosten zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Personalverwaltung

Das Modul zur Personalverwaltung ist wohl das umfangreichste und wichtigste. Hier werden die wichtigsten Aufgaben und Prozesse gebündelt, digitalisiert und automatisiert.

So wird der Aufwand für Vertragsmanagement, Fortbildungsverwaltung, Mitarbeiterbewertungen und -gespräche sowie die Pflege von Personalakten drastisch reduziert. Für ein übersichtliches, einfaches und sicheres Arbeiten mit geringem administrativen Aufwand. 

Je nach Personalverwaltungssoftware kann der Funktionsumfang hier sehr unterschiedlich sein. Diese Funktionen sollte das Modul in jedem Fall abdecken:

• Weiterbildungsmanagement
• Digitale Personalakte
• Mitarbeiterbewertungen
• Zielvereinbarungen

Die meisten der vorab genannten Funktionen tragen maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Dies wiederum hilft, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden und Motivation und Engagement zu fördern. Ein entscheidender Faktor in Zeiten des Fachkräftemangels, aber natürlich auch für den Erfolg des Unternehmens.

Personalabrechnung

Ein weiteres, wichtiges Modul ist die Personalabrechnung. Die Software hilft Ihnen dabei, einfache Abrechnungen, aber auch komplexe Fälle, wie Altersteilzeit, Kurzarbeit oder auch betriebliche Altersvorsorge sicher und unkompliziert abzurechnen. 

Führen Sie selber keine Abrechnungen durch, greift Ihr Dienstleister DSGVO-konform und ohne unnötige Zwischenschritte auf alle Daten zu. Für Ihr Controlling stellen die meisten Module Reports per Klick zur Verfügung.

So finden Sie die perfekte HR-Lösung

5. Die perfekte HR-Lösung finden

Halten wir als fest, eine HR-Lösung ist die perfekte Unterstützung für Ihren Arbeitsalltag. Aber wie findet man nun die geeignete Lösung? HR-Software gibt es viele auf dem Markt. Nicht alle passen zu den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens und der Benutzer.

Licht ins Dunkle kann hier ein erfahrener Implementierungspartner bringen. Denn er kann Ihnen aus Erfahrung erste Hilfestellung geben und dabei unterstützen, die richtigen Software-Module auszuwählen. Deshalb lohnt es sich auf alle Fälle, sich beraten zu lassen, bevor teure Lizenzen gekauft werden. 

Um gut vorbereitet in das Gespräch mit Ihrem Implementierungspartner einzusteigen, können Sie die folgende Checkliste vorab durcharbeiten:

Bedarfsanalyse	Wir wissen, für welchen Bereich und welche Aufgaben wir eine HR-Software suchen.
Anforderungen	Wir wissen, was die HR-Software leisten muss und wo der Bedarf liegt.
Stakeholder einbinden	Wir haben uns mit anderen Abteilungen und Ansprechpartnern über die Möglichkeiten einer HR-Software ausgetauscht.  Unsere Anspruchsgrundlage liegt konsolidiert vor.
Transparenz schaffen	Wir besitzen einen vollständigen Überblick über Schnittstellen, Prozesse und Abhängigkeiten der neuen Software zu weiteren Systemen und Stakeholdern.

Ohne Erfahrung bei der Implementierung einer Software kann es schwierig sein, die Checkliste abzuarbeiten oder eine Auswahl zu treffen. Aber keine Sorge, auch hierbei unterstützt Sie ein guter Implementierungspartner. Zögern Sie also nicht, Ihren Partner anzusprechen, auch wenn viele Dinge noch nicht klar sind oder Sie Hilfestellung benötigen.

Profi-Tipp: Sollten Sie sich bereits für eine HR-Software entschieden haben und suchen noch nach einem Implementierer, lohnt sich ein Blick auf die Webseite des Softwareherstellers. Dort finden Sie häufig eine Liste von Partnern aus Ihrer Region. Wir unterstützen Sie natürlich gerne.

6. Fazit: Von der HR-Lösung zur Arbeitgeber-Attraktivität – So stechen Sie heraus

Die Wahl einer HR-Software wirkt sich auf die Zufriedenheit jedes einzelnen Mitarbeiters aus und erhöht – bei passender Auswahl – den unternehmerischen Erfolg. Sie macht es leichter, operative Arbeiten zu verrichten und ermöglicht zeitgleich einen strategischen Blick auf die HR-Welt – sowohl für Führungskräfte als auch die Personaler selbst. Mit der Software einhergehende Vorteile, wie das Self-Service-Desk stärken zudem die Selbstbestimmtheit jedes Einzelnen im Unternehmen. 

Für die Personaler bedeutet das gleichzeitig weniger Aufwand und mehr Zeit für die Entwicklung von Angeboten für bestehende und potenzielle Mitarbeiter. Sinnstiftende Arbeiten stehen so wieder im Fokus der Arbeit. 

Mitarbeiter finden wieder mehr Gehör. Das Gefühl der Wertschätzung steigt, damit auch die Zufriedenheit und Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Und das ist für Sie als Arbeitgebermarke ein unbezahlbarer Vorteil, den Sie nicht vernachlässigen sollten.

Sind Sie noch auf der Suche nach der perfekten HR-Lösung? Gerne unterstützen wir Sie. Buchen Sie sich einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch in meinem Kalender.