Digitalisierung als Produktionsvorteil im Homeoffice

„Jedes digitale Dokument und jeder digitiale Prozess sind ein Gewinn“

In der aktuellen Situation benötigen die im Homeoffice Arbeitenden einen raschen Zugriff auf Dokumente – Wissen, welches zentral verfügbar ist. Wir selber haben Kundenakten sukzessive digitalisiert und danach dieses Vorgehen für Buchhaltung und Personalakten erweitert. Relativ schnell waren die ersten Ergebnisse sichtbar und für die Mitarbeiter deutlich effizienter nutzbar als die bis dato bekannte „Zettelwirtschaft“ es ermöglichte. Danach gingen wir an die Prozesse.

Digitale Posteingangsprozesse

Alle analogen Papierdokumente werden, nachdem sie unser Unternehmen erreicht haben, digitalisiert und zentral abgelegt. Dabei wird unterschieden, um welchen Dokumententyp es sich handelt (Rechnung, Vertrag, Auftrag etc.), wer der zuständige Adressat ist usw. Egal wo sich dieser befindet – in der aktuellen Situation von besonderer Bedeutung – das Dokument kann ihn / sie binnen Sekunden erreichen und ohne Verzögerung bearbeitet werden. Auch dabei setzten wir ganz auf papierlose Prozesse. Der Vorteil: Dauerhafte Archivierung, eindeutige Klassifizierung und somit problemlose Auffindbarkeit.

Digitale Belegarchivierung

Belege werden in den meisten Unternehmen täglich in großen Mengen erzeugt und füllen dadurch zahlreiche Aktenschränke. Der Zugang zu diesen zentralen Dokumenten wird durch Homeoffice und Kontaktbeschränkungen jedoch aktuell vielfach deutlich erschwert. Durch digitale Ablage können alle Mitarbeiter auf die für sie relevanten Dokumente – ohne das Büro aufzusuchen – zugreifen. Der Vorteil: Eine Recherche innerhalb dieses digitalen Archivs ist durch eine umfangreiche Volltextsuche, Verschlagwortungen und Kategorisierungen auch bei großen Beständen innerhalb von Sekunden möglich.

Digitale Vorlagenverwaltung

Wer kennt es nicht? In einem Unternehmen, egal welcher Größenordnung, werden im Laufe der Jahre diverse digitale Vorlagen (Briefvorlage, Präsentationsvorlagen etc.) erstellt. Und nicht selten entstehen dabei unterschiedliche Versionen, die parallel oder durcheinander verwendet werden. Neben dem zentralen Speicherort für unsere Vorlagen etablierten wir einen Freigabeprozess, der sicherstellt, dass nur einheitliche Vorlagen verwendet werden. Der Vorteil: Eine konsistente Corporate-Identity und vereinfachte Verfügbarkeit für alle Mitarbeiter.

Die Vorteile digitaler Dokumente und Prozesse ließen sich weiter fortführen und tragen in unserem Unternehmen dazu bei, dass wir flexibel und schnell auf neue Anforderungen und sich verändernde Gegebenheiten reagieren können – eine Sorge weniger in diesen schwierigen Zeiten. Möchten Sie von unseren Erfahrungen profitieren und einen Schritt in Richtung Digitalisierung gehen?

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Sebastian Wülfing

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